RYZYKOSKOP

ZARZĄDZANIE RYZYKIEM

Na dźwięk słów „system zarządzania ryzykiem” wielu właścicieli małych i średnich firm myśli o setkach stron procedur, zawiłych tabelach i kosztownych narzędziach. Nic dziwnego – temat często bywa prezentowany w sposób, który kojarzy się bardziej z korporacyjną biurokracją niż z codziennym zarządzaniem. Tymczasem w praktyce  system zarządzania ryzykiem wcale nie musi być skomplikowany.

Można zacząć od prostych kroków i rozwijać je w miarę wzrostu organizacji. Co więcej, istnieją międzynarodowe standardy, takie jak ISO 31000, które można potraktować jako szkielet i dopasować do skali własnego biznesu. Kluczowe jest jednak coś innego: aby skutecznie zarządzać ryzykiem poszczególne działania faktycznie powinny być wykonywane i regularnie powtarzane.

Przyjrzyjmy się, jak taki prosty system może wyglądać:

1. Ustalenie kontekstu

Na początek warto odpowiedzieć sobie na pytanie: co chcemy osiągnąć i jakie mamy ograniczenia? Jaki jest nasz cel? Bez tego trudno mówić o ryzyku, bo ryzyko zawsze odnosi się do celu. Określane cele wcale nie muszą odnosić się do całej organizacji, mogą dotyczyć określonego zagadnienia czy działu w firmie.

Przykładowe pytania:

• Jakie są nasze główne cele biznesowe w najbliższym czasie?
• Jak poprawić skuteczność spływu płatności za faktury?
• Jak zmniejszyć liczbę błędów popełnianych w dziale X?

2. Identyfikacja ryzyka

To moment, w którym zastanawiamy się, co może pójść nie tak, co może przeszkodzić realizacji naszego celu. W małej firmie nie trzeba do tego wielkich warsztatów – wystarczy spotkanie zespołu i wspólna lista zagrożeń. Doskonale sprawdzi się burza mózgów, a także lista problematycznych zdarzeń z przeszłości. Nie chodzi o to, żeby znaleźć wszystkie możliwe czynniki ryzyka (np. przyczyny błędów) – to po prostu niemożliwe - ale aby postarać się zidentyfikować najpoważniejsze i najczęstsze.

Przykładowe pytania:

• Co może zagrozić realizacji naszych planów?
• Czy są czynniki zewnętrzne, których się obawiamy (np. dostawcy, przepisy, pogoda)?
• Jakie ryzyka pojawiły się w podobnych sytuacjach w przeszłości?

3. Analiza ryzyka

Po zebraniu listy ryzyk trzeba określić dla nich jaki mogą mieć wpływ na nieosiągnięcie zakładanego przez nas celu. Przyda się w tym celu określenie dwóch parametrów dla każdego czynnika ryzyka: jakie jest prawdopodobieństwo jego wystąpienia i jakie straty poniesiemy jeśli dany czynnik faktycznie zaistnieje. Wszak duże straty dla nas może przynieść zarówno jedno zdarzenie o bardzo dużym negatywnym wpływie, jak i wiele takich samych zdarzeń o niskim jednostkowym wpływie, ale dających łącznie sporą wartość strat.

Kluczowe pytania dla każdego czynnika ryzyka będą więc dotyczyć:

• Prawdopodobieństwa - Jak często może się zdarzyć dane zdarzenie? Jak to wyglądało w przeszłości?
• Skutku - Jakie będą skutki, jeśli zdarzenie wystąpi? Czy firma będzie w stanie szybko się z tego podnieść?

4. Ocena ryzyka

Na podstawie wcześniej dokonanej analizy częstotliwości (prawdopodobieństwa) oraz potencjalnych skutków możemy uporządkować czynniki ryzyka od najważniejszych do najmniej istotnych. To właśnie od tych najważniejszych zaczniemy działania mające na celu zmniejszenie ich wpływu na nasz cel. Niewątpliwie wysoko w rankingu czynników ryzyka uplasują się właśnie te pojedyncze ale z dużym wpływem, jak i te z niewielkim jednostkowym wpływem, ale bardzo często występujące.

Przykładowe pytania:

• Które ryzyka mogą najbardziej zaszkodzić ciągłości działania firmy?
• Czy są ryzyka, które możemy zignorować, bo ich wpływ jest marginalny?

5. Postępowanie z ryzykiem

Kiedy już wiemy, które ryzyka są najważniejsze, decydujemy co z nimi robimy. Opcji jest kilka: unikanie (np. poprzez wyeliminowanie danego procesu), ograniczanie (np. poprzez wprowadzenie mechanizmów kontrolnych) , przeniesienie (np. poprzez ubezpieczenie lub zabezpieczenia np. ryzyka walutowego) albo akceptacja (jeśli ocenimy że ogólny wpływ na osiągnięcie celu jest dla nas akceptowalny).

Przykładowe pytania:

• Jak możemy zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzenia? Jakie mechanizmy kontrolne wprowadzić?
• Jakie działania awaryjne warto zaplanować? (swego rodzaju Plan B w sytuacji wystąpienia ryzyka)
• Czy możemy przenieść ryzyko na inny podmiot (ubezpieczenie)?

 6. Monitorowanie i przegląd

Środowisko się zmienia, otoczenie biznesowe jest dynamiczne (z resztą nie tylko biznesowe) dlatego ryzyko trzeba regularnie monitorować i aktualizować. Weryfikacja listy ryzyk, ich częstotliwości i wpływu na nasze cele, ich ważności w hierarchii ryzyk - to nie jest jednorazowe ćwiczenie, trzeba je regularnie powtarzać. Wszak wiele rzeczy może się zmienić – może się zwiększyć częstotliwość dotychczas mało istotnego ryzyka, mogą pojawić się nowe czynniki wynikające ze specyfiki zmian w naszym otoczeniu biznesowym. Cykliczność to jeden z najważniejszych elementów skutecznego systemu zarządzania ryzykiem. Regularnie powtarzane ćwiczenia identyfikacji, analizy i oceny ryzyk dają poczucie kontroli nad czynnikami zagrażającymi realizacji naszych celów.

Przykładowe pytania:

• Czy nasze działania faktycznie przyniosły efekt?
• Czy pojawiły się nowe ryzyka od ostatniego przeglądu?
• Czy zmieniły się parametry czynników ryzyka zidentyfikowanych poprzednio?

7. Komunikacja i konsultacje

Skuteczne zarządzanie ryzykiem nie może odbywać się w ciszy gabinetów czy wewnątrz zespołu zajmującego się ryzykiem. Wszyscy w firmie powinni brać udział w tym procesie, czy poprzez szkolenia, czy poprzez udział w procesie identyfikacji i oceny ryzyk. Wszak ich specjalistyczna wiedza i doświadczenie może pomóc w prawidłowej identyfikacji ryzyka. Z kolei szkolenia są jednym z narzędzi mitygowania ryzyka  - np. szkolenia dotyczące najnowszych sposobów działania oszustów czy hackerów.

Podsumowując - czy system zarządzania ryzykiem musi być skomplikowany? Nie.

Dla niewielkich firm w zupełności wystarczy prosty, praktyczny proces: ustalenie kontekstu, identyfikacja, analiza, ocena, działania, monitorowanie i komunikacja. Całość można zorganizować w postaci kilku spotkań w roku, relatywnie krótkiej listy ryzyk i planu awaryjnego.

Najważniejsze, by system działał w praktyce, a nie tylko na papierze. Bo skuteczne zarządzanie ryzykiem to przede wszystkim zadawanie właściwych pytań i szukanie najlepszych odpowiedzi – krok po kroku, regularnie i konsekwentnie.

+48 602 674 863

biuro@ryzykoskop.pl

Kontakt

Menu