RYZYKOSKOP

ZARZĄDZANIE RYZYKIEM

W każdej firmie może dojść do nagłego zdarzenia – awarii komputera, przerwy w dostawie prądu czy kłopotów z kluczowym pracownikiem. Bez przygotowania taki kryzys może zatrzymać firmę na dłużej, a straty finansowe mogą być spore. W tym artykule pokażemy, jak krok po kroku przygotować plan ciągłości działania, którego podstawowym zadaniem jest analiza ryzyk i metod pozwalających na ograniczenie strat wynikających ze zdarzeń losowych zagrażających firmie.. 

Małe i średnie firmy często napotykają na trzy główne przeszkody:

• Brak specjalistycznej wiedzy. Właściciele i menedżerowie często nie mieli okazji uczestniczyć w szkoleniach z BCP ani nie korzystali z fachowych porad.
• Ograniczenia personalne. Firma zatrudniająca kilkadziesiąt osób nie może wyznaczyć dedykowanego zespołu ds. zarządzania kryzysowego bez ryzyka przeciążenia zasobów.
• Ograniczony budżet. Koszty wdrożenia kompleksowego systemu BCP bywają zaporowe, zwłaszcza gdy potrzeba zakupu oprogramowania, przeprowadzenia audytu lub wynajęcia doradców.

W efekcie wiele firm odkłada temat zabezpieczeń na później, a gdy pojawia się kryzys, brakuje jasnych instrukcji działania. Chcemy pokazać, że nawet bez dużych nakładów można zbudować prosty, ale skuteczny plan.

Pięć kroków do przygotowania planu ciągłości działania

1. Wyznacz procesy kluczowe

1. Sporządź listę wszystkich działań, przez które firma zarabia i działa: obsługa zamówień, wystawianie faktur, kontakt z klientami. 
2. Przy każdym procesie określ, jak długo możesz sobie pozwolić na przestój (np. zamówienia – maksymalnie 4 godziny, faktury – do 24 godzin). 
3. Zapisz to w prostym arkuszu kalkulacyjnym. Nie potrzebujesz nic więcej niż cztery kolumny: nazwa procesu, dlaczego jest ważny, maksymalny czas przestoju, dopuszczalna utrata danych. 

Dzięki temu masz mapę priorytetów – w razie awarii najpierw przywrócisz to, co przynosi największy zysk lub chroni płynność finansową.

2. Zidentyfikuj możliwe zagrożenia

1. Zastanów się, co może zakłócić pracę: awaria sprzętu, brak internetu, wypadek albo choroba kluczowego pracownika. 
2. Oceń, jak często takie zdarzenia mogą wystąpić,czyli jakie jest prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzenia (niskie - 1, średnie -2 , wysokie - 3)  i jak kosztowne/dotkliwe mogą być ich skutki (niskie -1, średnie - 2, wysokie - 3). 
3. Pomnóż obie wartości, żeby uzyskać prostą punktację. Ułatwi to wybór najpilniejszych zagrożeń. 

Przykład w prostym arkuszu:

Wysokie wartości oznaczają, że trzeba działać od razu.

3. Wybierz proste zabezpieczenia
Na podstawie priorytetów dobierz rozwiązania, które nie obciążą budżetu ani zespołu (przykłady):

• Kopie zapasowe online: darmowe lub tanie usługi do przechowywania dokumentów w chmurze. Automatyczne kopiowanie plików wymaga jedynie odrobiny czasu na ustawienie. 
• Praca zdalna: ustaw zdalny dostęp do firmowych zasobów przez bezpieczne połączenie. Możesz wykorzystać bezpłatne narzędzia i darmowy internet mobilny. 
• Umowy z zapasowymi dostawcami: nawet krótkoterminowe, podpisane na kilka miesięcy. Dzięki nim nie utkniesz, gdy główny dostawca nie wywiąże się z zamówienia. 
• Wzajemne szkolenia: przygotuj prosty opis zadań każdej osoby, a druga niech przejdzie krótkie szkolenie. W razie nieobecności łatwiej przyporządkować zastępstwo. 

Porównanie kosztów i efektów (przykład):

4. Spisz instrukcje działania
Przygotuj dokument, który każdy pracownik będzie mógł szybko otworzyć:

• Krótki opis celu planu i lista osób odpowiedzialnych. 
• Dane kontaktowe: numerów telefonu, maili do pracowników, dostawców, serwisu technicznego, straży pożarnej czy pogotowia. 
• Krok po kroku: jak przywrócić najważniejsze procesy – od uruchomienia kopii zapasowej po zorganizowanie pracy z domu lub w innym biurze. 
• Proste formularze zgłaszania problemów: kto, co i kiedy zrobił. Dzięki temu po kryzysie łatwo wyciągniesz wnioski. 

Nie musisz tworzyć skomplikowanego podręcznika – wystarczy kilka stron w formacie PDF lub arkusz online.

5. Przeprowadź próbne ćwiczenia i aktualizuj plan
Plan działa tylko wtedy, gdy zostanie przetestowany oraz regularnie zweryfikowany i odświeżony:

• Raz na pół roku zorganizuj krótką próbę – np. symulację awarii komputera. Niech każdy wykonuje zapisaną procedurę. To zajmuje 2–3 godziny, ale pozwala uniknąć chaosu w prawdziwej sytuacji kryzysowej.
• Sprawdź, czy kontakty nadal działają, i wprowadź ewentualne zmiany. 
• Po ćwiczeniach zbierz zespół na krótką rozmowę: co poszło dobrze, co wymaga poprawy.
• Zapisz wnioski i nanieś poprawki do dokumentu.
• Okresowo przeanalizuj czy nastąpiła zmiana w zakresie listy kluczowych procesów i stosownie do tego dostosuj dokument wykorzystując punkty 1-4 powyżej

Kluczowym elementem każdego procesu zarządzania ryzykiem (w tym przypadku ryzykiem przerw w działaniu firmy) jest okresowa weryfikacja planu, analiza i uwzględnianie tego co się zmieniło oraz zaktualizowanie dokumentu Planu.

Kilka porad przy ograniczonym budżecie i kadrach

• Wskaż koordynatora planu wśród obecnych pracowników, zamiast zatrudniać nową osobę. 
• Skorzystaj z darmowych wzorów dokumentów dostępnych w internecie – lepiej je dostosować niż tworzyć od zera. 
• Rozważ wsparcie firm informatycznych na godziny, gdy potrzebujesz pomocy technicznej. 
• Gdy brak środków na przerwy w dostawie internetu czy prądu, przygotuj kluczowe drukowane dokumenty i sprzęt biurowy w miejscu, w którym działa zasilanie awaryjne. 
• Nawiąż współpracę z podobnymi firmami – w razie kryzysu możecie sobie nawzajem pożyczyć sprzęt czy przestrzeń do pracy. 

Podsumowanie
Przygotowanie planu ciągłości działania nie musi być skomplikowane ani kosztowne. Wystarczy jasno określić, co jest dla firmy najważniejsze czyli jakie procesy są krytyczne i powinny być przywrócone w pierwszej kolejności, oszacować możliwe zagrożenia i wdrożyć proste rozwiązania mitygujące ryzyka bądź przywracające procesy: regularne kopie zapasowe, procedury zastępstw, lista kontaktów oraz ćwiczenia co pół roku. Dzięki temu nawet małe przedsiębiorstwo może szybko wrócić do pracy po nieoczekiwanym wydarzeniu. Zadbaj o dokumenty, zaplanuj role i terminy oraz sprawdzaj, czy wszystko działa. To najlepsza inwestycja w bezpieczeństwo Twojej firmy.
 

+48 602 674 863

biuro@ryzykoskop.pl

Kontakt

Menu